Temel özelliklerini öğrendikten sonra, Excel hakkında bilinmesi gereken ikinci konu, hazır bulunan fonksiyon yapılarının kullanımıdır. Kullanıcının oluşturacağı tablolar, ne kadar düzenli, anlaşılır ve dinamik bir yapıya sahip olursa olsun, sonuç elde etmede önemli bir faktör de zamandır. İşte Excel'in sunduğu imkanlar içinde kolay kullanım sağlayan ve zamandan kazandıran fonksiyonlar, bu bölümün konusunu oluşturmaktır.
FORMÜL VE FONKSİYON KAVRAMI
Bir çalışma sayfasına girilen veriler üzerinde, çözümleme ve ilişki kurma gibi işlemler yapılabilir. Bu bağlamda, hücrelere, temel matematiksel kuralların uygulandığı formüllerin yanı sıra, hazır bulunan karmaşık yapıdaki fonksiyonlar da girilerek her türlü hesaplama yaptırılabilir. Anlatımlarımızda, kullanıcının matematiksel kurallar çerçevesinde dört işlem aracılığı ile kendisinin hazırladığı yapıları formül, Excel'de hazır bulunan ve uyulması zorunlu bir formata sahip yapıları da fonksiyon(işlev) olarak ifade edeceğiz. Kullanıcılar tarafından oluşturulan formüller, sadece matematiksel işlemlerin sonuçlarını hesaplayabilirken, fonksiyonlar, matematiksel ve mantıksal öğelerin dahil olduğu bir çok karmaşık yapıya sonuç üretebilme yeteneğine sahiptirler.
Elektronik bir hesap tablosunu, hesap tablosu yapan sadece verilerin girilmesi ile oluşan statik yapıdaki tablo görüntüsü değil, formül ve fonksiyonlarla desteklenen dinamik bir işlemler topluluğu olmasıdır. Örneğin, Excel'de rahatlıkla iki sayısal değeri birbiriyle toplar, başka bir sayı ile çarpar, çıkan değeri bir başka sayıdan çıkarabilir ve son olarak elde edilen sayıyı belirli bir değere bölebilirsiniz. Burada da görüldüğü gibi, Excel, bir hesap makinesinin görevini üstlenebiliyor. Ancak, yukarıdaki örnekte, aynı işlemler farklı değerlere uygulanmak istense idi, bir hesap makinesinde değerleri değiştirerek aynı işlemleri tekrar yapmak gerekirdi. Burada Excel'in avantajı, değerleri ve formülleri bir kez girdikten sonra, değişen değerlere göre elde edilen sonuçların anında alınabilmesidir.
Excel gibi bir program, sadece dört işlem değil, istatiksel analiz, fizibilite, mali değerlendirme gibi uygulamaları da kıda sürede ve hatasız yapmanızı sağlar. Excel'i kullanmanın en önemli sebebi, değişik amaçlara hizmet edebilen hesap tablolarının, kullanıcının istediği gibi düzenleyebileceği bir yapıda olmasıdır.
